電子メールの所要時間

　最初の質問に戻ろう。電子メールはいつ届くのだろうか？

1. メールサーバーはメッセージをいったん「待ち行列」に入れてから順番に送り出す。スムーズならこれは一瞬だが、行列が混み合っていると数時間かかることもある。
2. 受信サーバーと交信できなかった場合は、もう一度待ち行列に戻して、一定時間後に再度送信を試みる。リトライをどの程度の間隔で何回試みるかは設定による。
3. さらに、相手サーバーまでたどり着いても、受取人がPOPでメールボックスにアクセスしてくれないと、メールは読んでもらえない。

　このように電子メールの所要時間には、いろいろな要因がある。相手が常時接続環境にあって、すべてが順調に運べば、ほとんど送信と同時に届くということもあり得る。逆にサーバーが不調だったりするとメールボックスに届くのにも数時間から数日かかることもある。そのうえ相手が出張していたりすると受け取ってもらえるのは1週間後かもしれない。

　電話やFAXと違って、電子メールは相手にいつ届くかは断定できない。メールしたから伝わっているはずと決め付けず、重要な内容は他の手段でフォローすることも大切だ。

『プロフェッショナル電子メール』第1章より